Google Calendar. Una herramienta para la planificación y organización del tiempo (Parte II).

¡Hola a todos y todas de nuevo!

Esperamos que los primeros días del segundo cuatrimestre hayan comenzado con buen pie. Como ya os comentamos, en esta entrada vamos a continuar con la explicación de algunas de las opciones que nos ofrece Google Calendar para la organización y planificación de nuestro tiempo de estudios, trabajo y ocio. Entonces, como ya señalamos, está relacionada con la temática sobre la Planificación y organización del tiempo (Anexo 1).

En la entrada anterior vimos dónde encontrar el calendario, ya sea en una cuenta de Gmail.com o nuestra cuenta institucional de la Universidad @usal.es.  Posteriormente, nos acercamos a cómo es su interfaz, es decir, cómo se visualiza el calendario para que podamos ver y organizar nuestro calendario (vista por día, semana, mes, 4 días o agenda).

Teniendo en cuenta esto, nos planteamos ¿y si queremos añadir nuevos eventos (además de los ya predefinidos por la Universidad o por los festivos de España) para organizar los trabajos con los compañeros, recordarnos los exámenes o entregas de prácticas? En esta entrada explicaremos cómo realizar el proceso de crear un evento y que nos lo notifique para recordarlo.

3. Creación de un evento

En primer lugar, en nuestro calendario aparece un cuadro denominado “Crear” (Imagen 1). 

Imagen 1. Icono de crear

Pinchamos en él y nos aparece la configuración del evento (Imagen 2). 

Imagen 2. Configuración de un evento.

Como podéis ver, vienen diferentes opciones:

• Espacio para el nombre del evento (cuadro en el que aparece “Evento sin título”)
• Fechas y horas de duración del evento.
• Si queremos señalar que el evento es realmente todo el día y si queremos que se repita el evento cada x tiempo.
• Información del evento:
• Lugar del evento (por ejemplo, Salamanca, Facultad de Educación, Aula 1 de informática del Edificio Cossío/Facultad de Ciencias Sociales, Aula 11 /Despacho de la profesora Dra. Martín/Calle Espejo, Edificio de I+D/Casa de Isabel, Avenida de Portugal…)
• Videollamada (por si queremos hacer una videollamada).
• Calendario (a qué calendario pertenece dicho evento). Esto nos sirve para categorizar los eventos por calendarios: Festivos nacionales, Eventos de la Universidad de Salamanca, Aniversarios y cumpleaños, Trabajos de Clase, Exámenes… Los calendarios nos hacen aparecer los eventos de diferentes colores, a la par que solamente mostrar unos eventos de una categoría determinada o mostrar todos los eventos de nuestro calendario.
• Descripción (qué es el evento). Por ejemplo, “Examen de estadística. Recuerda llevar la calculadora y las tablas de datos”; “Prácticas en el colegio, recuerda llevar las cartulinas y la ficha del tutor para la Universidad”.
• Archivo adjunto (por si queremos añadir algún archivo adjunto).
• Color del evento (el color que le queremos poner al evento).
• Notificaciones (cómo queremos que el calendario nos recuerde dicho evento). Por ejemplo, con una ventana emergente (que nos aparece si estamos delante de ordenador) o con un correo (que nos envía un correo a nuestra cuenta con el evento y los datos correspondientes). Además, hay que establecer el tiempo antes del evento en el que nos envía la notificación
• Mostrar como (nos permite mostrar en nuestro calendario si estamos disponibles u ocupados). 
• Visibilidad (si queremos que el evento sea público o privado).

 

Como muestra de lo señalado, presentamos aquí un ejemplo (Imagen 3). El evento lo tenemos establecido en un calendario, con la descripción sobre la presentación del trabajo, en color verde y con 3 notificaciones: un correo 45 minutos antes, otro correo 30 minutos antes y una ventana emergente en la pantalla de ordenador 10 minutos antes.

Imagen 3. Configuración de un evento de ejemplo.

 

Además, aquí podéis ver cómo os llegaría al correo las notificaciones (Imagen 4), cómo aparece la ventana emergente en la pantalla (Imagen 5) y cómo aparece reflejado el evento en general en el calendario (Imagen 6).

Imagen 4. Notificación en el correo.

Imagen 5. Notificación en ventana emergente.

Imagen 6. Evento en el calendario.

Siguiendo este proceso podéis añadir todos los eventos que necesitéis recordar, por ejemplo, coger la lista de los exámenes del segundo cuatrimestre e ir añadiéndolos, o cuando un profesor os comente una nueva entrega de un trabajo podéis incorporarlo también. Pero, ¿y si queremos compartir estos eventos con nuestros compañeros, porque, al fin y al cabo, son las mismas fechas de entrega, los mismos días de exámenes, el mismo día de presentación o tenemos todos que quedar para elaborar una práctica? Incluso, ¿y si queremos incorporar eventos sobre las tutorías entre alumno-tutor y alumno-tutorado para recordar cuándo son, organizarnos las fechas y también, para después, recordar cuándo las hicimos?

En este sentido, en la siguiente entrada comentaremos cómo compartir estos eventos con otros compañeros y cómo configurar otros elementos del calendario.

De este modo… ¡Aquí os esperamos! Un saludo a todas y todos :)